Wyjaśnienie Polityki Prywatności
Polityka Prywatności i Plików Cookies Sklepu Internetowego Vinero.pl
1. Wstęp, Informacje Ogólne i Dane Administratora Danych
Niniejsza Polityka Prywatności i Plików Cookies (zwana dalej „Polityką”) określa szczegółowe zasady, cele, podstawy prawne, okresy przetwarzania oraz metody ochrony i zabezpieczania danych osobowych użytkowników, klientów oraz subskrybentów (zwanych dalej „Użytkownikami” lub „Interesantami”) korzystających ze sklepu internetowego prowadzonego pod adresem URL vinero.pl (zwanego dalej „Sklepem”).
Administratorem danych osobowych Użytkowników, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach ich przetwarzania zgodnie z art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swowodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane „RODO”), jest:
- Pełna nazwa rejestrowa spółki: EURO DRINKS DISTRIBUTION SRL
- Oficjalny adres e-mail ds. ochrony danych: info@vinero.pl
Administrator oświadcza, że dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie, w sposób przejrzysty dla Użytkownika, w celach konkretnych i ograniczonych do tego, co niezbędne dla realizacji zakupów na odległość.
2. Kategorie Przetwarzanych Danych Osobowych
W celu sprawnego prowadzenia działalności handlowej, realizacji dostaw transgranicznych win oraz spirits, a także zapewnienia najwyższego poziomu obsługi klienta, Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
- Dane Rejestracyjne i Profilowe: Imię, nazwisko, unikalny adres e-mail, ustanowione hasło dostępu (przechowywane w bazie danych wyłącznie w formie nieczytelnego kodu hash), numer telefonu kontaktowego oraz data urodzenia. Podanie pełnej daty urodzenia jest warunkiem bezwzględnym i wymogiem prawnym w celu weryfikacji pełnoletności (ukończenia 18. roku życia) przed zawarciem umowy sprzedaży alkoholu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
- Dane Logistyczne i Adresowe: Adres dostawy przesyłki (ulica, numer domu, numer mieszkania, kod pocztowy, miejscowość, kraj), adres rozliczeniowy (jeśli jest inny niż adres doręczenia). W przypadku klientów biznesowych (B2B): nazwa firmy, numer NIP lub europejski numer VAT oraz oficjalny adres rejestrowy prowadzonej działalności.
- Dane Transakcyjne i Finansowe: Dane dotyczące historii złożonych zamówień, wybranych butelek, numeru transakcji oraz szczegółów dotyczących płatności elektronicznych. Wszystkie dane kart płatniczych oraz numery kont są przetwarzane bezpośrednio na zaszyfrowanych podstronach certyfikowanych operatorów bramki płatniczej. Sklep nie zbiera i nie zapisuje numerów kart kredytowych na swoich serwerach.
- Dane Techniczne i Eksploatacyjne (Server Logs): Adres IP urządzenia, z którego korzysta Użytkownik, typ i wersja przeglądarki internetowej, system operacyjny, unikalne identyfikatory zapisane w plikach cookies, czas spędzony na podstronach produktowych oraz adres URL strony poprzednio odwiedzanej (referrer URL).
3. Cele, Podstawy Prawne oraz Szczegółowe Okresy Przetwarzania Danych
Przetwarzanie danych osobowych w strukturze Sklepu odbywa się wyłącznie na podstawie przepisów określonych w art. 6 RODO. Każdy proces przetwarzania posiada ściśle zdefiniowany cel i czas przechowywania:
A. Obsługa Procesu Zakupowego, Zawarcie i Realizacja Umowy Sprzedaży
- Cel: Przetwarzanie koszyka zakupowego, rejestracja zamówienia w bazie danych, weryfikacja autoryzacji płatności, obsługa komunikacji transakcyjnej oraz fizyczna wysyłka paczek z winem do klienta.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
- Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez czas niezbędny do pełnej realizacji zamówienia, a następnie do momentu wygaśnięcia lub przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych wynikających z zawartej umowy (zgodnie z ogólnymi terminami przedawnienia roszczeń określonymi w polskim Kodeksie cywilnym).
B. Wypełnienie Obowiązków Prawnych, Księgowych i Skarbowych
- Cel: Wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, raportowanie podatkowe (obsługa podatku VAT oraz procedury wewnątrzwspólnotowego podatku akcyzowego od wyrobów alkoholowych), a także ustawowa weryfikacja wieku klienta kupującego alkohol.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w powiązaniu z przepisami polskiej Ordynacji podatkowej, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
- Okres przechowywania: Dane księgowe i dowody sprzedaży są przechowywane przez wymagany przepisami prawa okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną transakcją.
C. Realizacja Prawnie Uzasadnionych Interesów Administratora
- Cel: Zapewnienie pełnego bezpieczeństwa teleinformatycznego Sklepu (m.in. blokowanie ataków hakerskich i botów), wykrywanie i zapobieganie oszustwom finansowym (np. weryfikacja podejrzanych transakcji kartowych), obsługa zgłoszeń reklamacyjnych z tytułu rękojmi, dochodzenie roszczeń oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi klientów.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
- Okres przechowywania: Do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa lub do momentu wniesienia przez Użytkownika uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
D. Działania Marketingowe, Promocje i Newsletter
- Cel: Wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail zawierających informacje o nowych rocznikach win, ofertach limitowanych dla Klubu Wina, kodach rabatowych oraz promocjach na alkohole mocne.
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna, wyraźna i uprzednia zgoda Użytkownika wyrażona poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola (Opt-In) na stronie Sklepu.
- Okres przechowywania: Dane są przetwarzane do momentu oficjalnego wycofania zgody przez Użytkownika (poprzez kliknięcie linku rezygnacji “Wypisz się” znajdującego się w stopce każdego newslettera) lub do momentu zaprzestania prowadzenia działań marketingowych przez Sklep.
4. Odbiorcy Danych i Przekazywanie Danych Podmiotom Trzecim
W celu zagwarantowania ciągłości operacyjnej e-commerce, Administrator współpracuje z zaufanymi partnerami zewnętrznymi. Dane osobowe Użytkowników nigdy nie są sprzedawane ani wynajmowane podmiotom trzecim. Mogą być one powierzane wyłącznie podmiotom działającym jako Podmioty Przetwarzające na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):
- Operatorzy Logistyczni i Kurierscy: Międzynarodowe i krajowe firmy kurierskie (w szczególności FedEx International) odpowiedzialne za transport przesyłek oraz fizyczną kontrolę dokumentu tożsamości klienta w celu weryfikacji pełnoletności przy doręczeniu paczki.
- Operatorzy Płatności Elektronicznych: Szyfrowane platformy płatnicze i bramki płatnicze (np. Stripe, PayPal), które automatycznie zabezpieczają transakcje finansowe na swoich serwerach bankowych.
- Dostawcy Usług Technicznych i IT: Firmy hostingowe utrzymujące serwery dedykowane Sklepu, firmy dostarczające systemy CRM, systemy do wysyłki newsletterów oraz wsparcie techniczne dla wtyczek WooCommerce/WordPress.
- Zewnętrzna Obsługa Księgowa: Biura rachunkowe i audytorzy odpowiedzialni za rozliczanie dokumentów sprzedaży i deklaracji celno-skarbowych związanych z obrotem alkoholem.
5. Przekazywanie Danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Administrator korzysta z zaawansowanych narzędzi analitycznych i reklamowych dostarczanych przez podmioty spoza Unii Europejskiej (np. Google Analytics). Przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) odbywa się wyłącznie w oparciu o najwyższe standardy bezpieczeństwa:
- Na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (dla podmiotów certyfikowanych).
- Na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (Standard Contractual Clauses – SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, połączonych z technicznym maszkowaniem i anonimizacją adresów IP użytkowników przed ich wysłaniem do serwerów analitycznych.
6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą
Każdy Klient i Użytkownik sklepu vinero.pl posiada pełne, niezbywalne prawa zagwarantowane przepisami RODO. Aby skorzystać ze swoich praw, należy przesłać jednoznaczne zgłoszenie na adres e-mail: info@vinero.pl.
- Prawo Dostępu do Danych (Art. 15 RODO): Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy Twoje dane są przetwarzane, poznać szczegóły tego przetwarzania oraz otrzymać bezpłatną kopię swoich danych.
- Prawo do Sprostowania Danych (Art. 16 RODO): Masz prawo żądać natychmiastowego poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
- Prawo do Usunięcia Danych / „Bycia Zapomnianym” (Art. 17 RODO): Masz prawo żądać usunięcia swoich danych z baz Sklepu, jeśli dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub jeśli cofnąłeś zgodę marketingową. Sklep nie może usunąć danych, które są wymagane do zachowania przez okres 5 lat przez polskie prawo skarbowe.
- Prawo do Ograniczenia Przetwarzania (Art. 18 RODO): Masz prawo żądać wstrzymania operacji na Twoich danych (np. podczas weryfikacji ich prawidłowości).
- Prawo do Przenoszenia Danych (Art. 20 RODO): Masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie maszynowym (np. CSV, JSON) i przesłać je innemu administratorowi.
- Prawo do Sprzeciwu (Art. 21 RODO): Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.
Użytkownik ma również pełne prawo do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody (np. na otrzymywanie newslettera) w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody.